De ce este importantă documentarea în gestiunea deșeurilor
Evidența și trasabilitatea deșeurilor nu se rezumă doar la completarea registrului lunar. Fiecare etapă – de la generare până la eliminare – trebuie susținută prin documente care demonstrează legalitatea și corectitudinea operațiunilor.
Conform OUG 92/2021 privind regimul deșeurilor, firmele sunt obligate să păstreze toate documentele care atestă proveniența, transportul, predarea și valorificarea deșeurilor. Lipsa acestor documente la un control poate fi sancționată cu amendă între 20.000 și 40.000 de lei.
Ce documente trebuie păstrate pentru gestiunea deșeurilor
O firmă care generează deșeuri trebuie să dețină următoarele categorii de documente, actualizate și organizate:
1. Registrul de evidență a gestiunii deșeurilor
Documentul central al sistemului de evidență, completat lunar, în care se înscriu cantitățile și codurile de deșeu, modul de gestionare și operatorii autorizați care le preiau. Registrul trebuie păstrat minimum 3 ani și actualizat permanent.
2. Formulare de transport al deșeurilor
Aceste formulare însoțesc fiecare transport de deșeuri până la destinația finală. Ele conțin date despre generator, transportator, tipul și cantitatea de deșeuri, precum și despre operatorul de valorificare sau eliminare. Formularul este esențial pentru trasabilitate și se păstrează cel puțin 3 ani.
3. Contracte cu operatori autorizați
Orice firmă care predă deșeuri trebuie să aibă un contract valabil cu un operator autorizat pentru colectare, transport, valorificare sau eliminare. Contractele trebuie să conțină numărul autorizației de mediu al operatorului și să fie păstrate pe toată durata colaborării, plus minimum 3 ani după încetare.
4. Certificate de valorificare sau eliminare
După predarea deșeurilor, operatorul autorizat trebuie să elibereze un certificat care confirmă operațiunea de valorificare sau eliminare. Acest document dovedește conformitatea și trebuie arhivat alături de registrul de gestiune.
Certificatul este obligatoriu mai ales pentru deșeurile periculoase sau pentru cele raportate către autorități în bilanțurile anuale.
5. Declarații către autorități (APM, AFM, OIREP)
Firmele care pun pe piață produse ambalate, importă sau valorifică deșeuri trebuie să păstreze copii ale declarațiilor lunare sau anuale depuse către Administrația Fondului pentru Mediu (AFM) sau către Agențiile pentru Protecția Mediului(APM).
Aceste documente trebuie păstrate minimum 5 ani, pentru a putea demonstra conformitatea în caz de verificare.
6. Facturi și dovezi de plată
Toate tranzacțiile privind gestionarea deșeurilor – colectare, transport, valorificare – trebuie susținute prin facturi și dovezi de plată. Acestea confirmă realitatea operațiunilor și sunt necesare în eventuale controale fiscale sau de mediu.
Cât timp trebuie păstrate documentele de gestiune a deșeurilor
Conform legislației actuale:
- minimum 3 ani pentru toate documentele standard (registru, formulare, contracte);
- minimum 5 ani pentru declarațiile către autorități (AFM, APM) și documentele de trasabilitate asociate;
- pe toată durata colaborării pentru contractele active cu operatori autorizați.
Recomandarea bunelor practici este ca toate documentele să fie păstrate în format digital, pentru a evita pierderi și pentru a facilita auditul intern sau extern.
Cum te ajută Registrul Deșeurilor
Platforma Registrul Deșeurilor digitalizează întregul proces de arhivare și gestiune a documentelor. Firmele pot:
- încărca și stoca electronic formularele, contractele și certificatele;
- atașa documentele direct la fiecare tip de deșeu înregistrat;
- accesa rapid istoricul complet pentru fiecare punct de lucru;
- genera rapoarte complete, gata de prezentat autorităților.
Sistemul de arhivare digitală oferă securitate, acces facil și conformitate totală cu legislația de mediu, eliminând riscul pierderii documentelor fizice.
Concluzie
Documentele de gestiune a deșeurilor sunt dovada responsabilității și a conformității legale. Ele arată că firma ta tratează serios obligațiile privind mediul și că respectă principiile transparenței. Cu Registrul Deșeurilor, poți gestiona toate aceste documente într-un mod simplu, digital și sigur, fără hârtii și fără riscul de sancțiuni.